Webtilgængelige PDF filer

Når du arbejder med PDF-filer til offentlig brug, er det ikke nok, at indholdet ser godt ud. Dokumentet skal også kunne tilgås af alle – herunder personer med handicap, der bruger skærmlæsere og andre hjælpemidler. Derfor findes der både juridiske krav og tekniske standarder, der sikrer, at PDF-filer lever op til webtilgængelighed.

Webtilgængelighedsloven

I Danmark – og resten af EU – er det Webtilgængelighedsloven (Lov om tilgængelighed af offentlige organers websteder og mobilapplikationer), der gælder. Loven bygger på EU-direktivet om webtilgængelighed og henviser til internationale standarder.

Kernen i lovgivningen er, at digitale dokumenter, som stilles til rådighed på offentlige hjemmesider, skal være tilgængelige. Det betyder blandt andet:

  • Offentlige myndigheder skal sikre, at PDF-filer og andre dokumenter kan læses af hjælpemidler – altså Webtilgængelige PDF-filer
  • Private virksomheder kan være omfattet af lignende krav, især hvis de leverer til det offentlige eller arbejder inden for områder som transport, bank, uddannelse eller sundhed.
  • Fra juni 2025 gælder den nye European Accessibility Act (EAA) også for private virksomheder inden for en lang række brancher.

Standarder du skal følge for at opnå webtilgængelige PDF filer

Når man gør en PDF webtilgængelig, tager man udgangspunkt i:

  • WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) – de internationale retningslinjer, som webtilgængelighed bygger på.
  • PDF/UA-standarden (Universal Accessibility) – den tekniske standard, der definerer, hvordan en PDF skal opbygges for at være tilgængelig.
  • ISO 14289 – den formelle ISO-standard for tilgængelige PDF’er.

Disse standarder sikrer blandt andet, at:

  • Dokumentet har en korrekt læserækkefølge.
  • Billeder indeholder alternativ tekst.
  • Tekst ikke kun ligger som billede, men er søgbar og markerbar.
  • Overskrifter, lister, tabeller og links er korrekt tagget, så skærmlæsere oplæser disse korrekt.
  • Sprogindstillinger er sat korrekt, så skærmlæsere kan oplæse på det rigtige sprog.

Sådan gør du dine PDF-filer webtilgængelige i InDesign

Langt de fleste grafikere arbejder i InDesign, så i beskrivelsen af webtilgængelighed tager vi udgangspunkt i dette program.

Arbejdet med at overholde reglerne starter allerede i layoutprocessen. Her kan du gøre meget for at sikre, at din PDF bliver korrekt tagget og dermed tilgængelig for alle.

1. Brug Paragraph Styles konsekvent

  • Brug Paragraph Styles til overskrifter, brødtekst, billedtekster osv.
  • Tildel rigtige Heading niveauer (H1, H2, H3 …), så dokumentet får en logisk struktur.
  • Undgå manuelle formateringer da disse ikke bliver ikke genkendt af en skærmlæser.

2. Brug Articles-panelet til læserækkefølge

  • Articles-panelet giver dig kontrol over, i hvilken rækkefølge indholdet læses op.
  • Træk tekst- og billedelementer ind i den ønskede rækkefølge.
  • Sørg for, at billeder placeres i strukturen der, hvor de hører til i forhold til teksten (eventuelt som forankrede objekter).

3. Tilføj Alt-tekster til billeder

  • Alle billeder der har en mening skal have en alternativ tekst.
  • Dekorative billeder kan markeres som “Artifact”, så de springes over af skærmlæsere.
  • Alt-tekster kan tilføjes via Object> Object Export Options.

4. Brug korrekte tabeller og lister

  • Byg tabeller med InDesigns tabelværktøj – ikke med tekstrammer og linjer.
  • Brug rigtige punkt- og nummereringslister, ikke manuelle indryk.

5. Metadata og sprog

  • Angiv dokumenttitel og forfatter under File> File Info.
  • Sæt det korrekte sprog på brødteksten (fx dansk), så skærmlæsere læser teksten rigtigt.

6. Eksport til PDF

Når du eksporterer:

  • Vælg Adobe PDF (Interactive) eller Adobe PDF (Print) med indstillingen Create Tagged PDF slået til.
  • Aktivér også Use Structure for Tab Order, så navigationsrækkefølgen bevares.

Efterkontrol i Acrobat

Selv hvis du har sat alt korrekt op i InDesign, bør du altid kontrollere PDF’en i Acrobat Pro:

  • Brug Accessibility Checker til at finde fejl og mangler. Den vil give dig en oversigt over, hvilke ting der er mulige problemer.
  • Tjek læserækkefølgen manuelt.

Test dokumentet i en skærmlæser

Undervejs i processen eller til sidst skal du tjekke PDF-filen i en skærmlæser, så du er sikker på, at dokumentet bliver læst korrekt. Her er min anbefaling at bruge NVDA, som er gratis og en af de meste anvendte skærmlæsere, for at være sikker på, at alt fungerer i praksis.

Det endelige test med PAC

Når du har lavet en webtilgængelig PDF, bør du altid teste den – og her er PAC (PDF Accessibility Checker) et uundværligt værktøj.

PAC er et gratis program udviklet af Access for All i Schweiz, som kan:

  • Tjekke om din PDF lever op til PDF/UA-standarden.
  • Give en overskuelig rapport over fejl og advarsler.
  • Vise en visuel læserækkefølge, så du kan se hvordan en skærmlæser vil læse dokumentet.

PAC bruges ofte som sidste kontrol, inden en PDF offentliggøres, fordi det giver et klart billede af, om dokumentet kan betegnes som webtilgængeligt.

Med programmet kan du også lave en rapport til en eventuelt kunde, som bevis for at dokumentet er gjort webtilgængelig.

 

Webtilgængelige PDF filer

MadeToTag (til avancerede behov)

Hvis du arbejder med komplekse dokumenter, er pluginnet axaio MadeToTag et stærkt værktøj. Det guider dig trin for trin igennem processen, så du bl.a får:

  • Den rigtige læsestruktur.
  • Korrekt tagging af indhold.
  • Mulighed for læsse alttekster på billederne
  • Tagger dine styles korrekt
  • Gennemgår dit dokument for fejl og mangler

Afslutning

Webtilgængelig kan være kompliceret, men jeg håber at artiklen har gjort det lidt mere tydeligt, hvad det indebærer, hvordan du griber det an, og hvilke programmer, du skal bruge til det.

Hvis du har spørgsmål til webtilgængelighed eller ønsker vores hjælp, er du meget velkommen til at kontakte os.

Nyttige links:

https://pac.pdf-accessibility.org/en PDF Accessibility tjekker

https://www.nvaccess.org/download/ Skærmlæser

Se også vores blokindlæg omkring webtilgængelighed på hjemmesider